Politique de PCQVP sur les conflits d’intérêts

Présentation

Publiez Ce Que Vous Payez (PCQVP) reconnaît que la nature de son travail et les critères d’éligibilité pour appartenir au Conseil pourraient entraîner des conflits d’intérêts potentiels pour ses administrateurs. Il pourrait aussi y avoir des situations où le personnel et les volontaires se trouvent dans une situation où il y a un conflit d’intérêts entre le travail qu’on leur demande de faire à PCQVP et d’autres intérêts personnels ou professionnels qu’ils pourraient avoir.

Tous les membres du personnel, les volontaires, les membres du Conseil mondial et les administrateurs devraient faire tout leur possible pour éviter tout conflit d’intérêts entre les intérêts de PCQVP d’un côté, et leurs intérêts personnels, professionnels et commerciaux de l’autre. Cela signifie notamment éviter les conflits d’intérêts réels ainsi que la perception de conflits d’intérêts.

Cette politique a pour but de :

Parmi les exemples de conflits d’intérêts il y a :

  1. Un administrateur ou un membre du Conseil mondial qui est aussi un utilisateur de services (par son appartenance à la coalition par exemple) peut être confronté à une décision lors d’une réunion du conseil à savoir si le soutien financier à une région ou une coalition nationale donnée doit être augmenté.
  2. Lorsqu’une décision doit être prise concernant un administrateur ou un membre du Conseil mondial qui est parent avec un membre du personnel et une décision doit être prise concernant le salaire et/ou les conditions d’emploi lors d’une réunion du conseil d’administration.
  3. Un administrateur ou un membre du Conseil mondial qui fait partie du Conseil d’administration d’une autre organisation concurrent pour le même financement.
  4. Un administrateur, un membre du personnel, un membre du Conseil mondial ou un volontaire qui possède des actions dans une entreprise qui pourrait obtenir un contrat pour effectuer des travaux ou fournir des services à PCQVP, ou qui est un administrateur, un partenaire ou un employé d’une telle société, ou parent de quelqu’un qui l’est.
  5. Un administrateur ou un membre du Conseil mondial qui a un lien avec une compagnie extractive (qui est par exemple actionnaire d’une firme d’extraction ou siège au Conseil d’administration d’une telle entreprise).

Procédure de traitement de potentiels conflits d’intérêts

Dès leur nomination à leur fonction à PCQVP, tous les membres du personnel, les volontaires, les membres du Conseil mondial et les administrateurs rempliront une déclaration écrite et complète des intérêts, tels que relations et fonctions occupées, qui pourraient potentiellement résulter en un conflit d’intérêts. Cette déclaration écrite sera conservée dans un dossier et sera mise à jour chaque année ou à chaque moment opportun. Au cours des réunions ou des activités, les membres du personnel, les volontaires, les membres du Conseil mondial et les administrateurs divulgueront tout intérêt dans une transaction ou décision pour laquelle il pourrait y avoir un conflit entre leurs intérêts et ceux de PCQVP, ou un conflit entre les intérêts de deux organisations dans lesquelles la personne est impliquée. En cas de doute, le conflit potentiel doit être déclaré et des explications doivent être sollicitées/demandées/cherchées.

Dans le cas du personnel et des volontaires, le conflit d’intérêts doit être déclaré auprès de leur supérieur.

Dans le cas d’un conflit d’intérêts survenant pour un administrateur ou pour un membre du Conseil mondial pour cause d’une obligation de loyauté due à une autre organisation ou personne, et si le conflit n’est pas autorisé en vertu de toute autre disposition des statuts, les administrateurs pour lesquels il n’y a pas de conflit pourraient autoriser un tel conflit d’intérêts uniquement lorsque les conditions suivantes s’appliquent :

  1. La permission de la Commission des organismes caritatifs est demandée préalablement à ce qu’un avantage, qui n’est pas autorisé selon les statuts ou sous forme écrite par la Commission, soit accordé ;
  2. L’administrateur ou le membre du Conseil mondial qui a déclaré le conflit d’intérêts se retire de la partie de la réunion pendant laquelle a lieu la discussion sur tout arrangement ou transaction qui affecte l’autre organisation ou personne ;
  3. L’administrateur ou le membre du Conseil mondial pour lequel il y a le conflit d’intérêts ne vote pas sur ce sujet et n’est pas pris en compte quand estime si un quorum des membres du Conseil d’administration est atteint pour cette partie de la réunion ;
  4. Les autres administrateurs ou membres du Conseil mondial qui n’ont pas de conflit d’intérêts sur ce sujet considèrent qu’il est de l’intérêt de PCQVP d’autoriser le conflit d’intérêts dans ces circonstances particulières.
  5. Toute déclaration de ce type et les actions prises par la suite seront inscrite dans le procès-verbal.

Pour tout autre conflit d’intérêts potentiel, la recommandation de la Commission des organismes caritatifs sera demandée et sera inscrit au procès-verbal. Toutes les mesures prises pour suivre cette recommandation seront consignées.

Il est rappelé aux administrateurs et aux membres du Conseil mondial que, mis à part dans des circonstances limitées et exceptionnelles dont la liste figure dans les statuts de PCQVP, aucun administrateur ne doit :

Cette politique est censée compléter le bon jugement, et le personnel, les volontaires, les membres du Conseil mondial et les administrateurs doivent en respecter l’esprit et la lettre.

Date d’adoption : 3 décembre 2015

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